Co to jest protokół zgromadzenia wspólników

Protokół zgromadzenia wspólników jest kluczowym dokumentem, który opisuje przebieg obrad zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zasady przeprowadzania takich zgromadzeń określone są w Kodeksie spółek handlowych (KSH). Zgodnie z art. 235 KSH, zgromadzenie może zostać zwołane przez zarząd, radę nadzorczą lub wspólników posiadających co najmniej 10% kapitału zakładowego spółki. Zgromadzenie może być zwyczajne lub nadzwyczajne, a jego termin i miejsce powinny być ustalone z odpowiednim wyprzedzeniem.

Każde zgromadzenie wspólników – zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne – musi być udokumentowane poprzez sporządzenie protokołu. Protokół ten zawiera szczegółowy opis przebiegu obrad, w tym:

• termin i miejsce zgromadzenia,
• liczba obecnych wspólników,
• przedmiot obrad,
• podejmowane uchwały,
• wyniki głosowania.

Protokół stanowi istotne źródło informacji zarówno dla uczestników zgromadzenia, jak i dla osób zainteresowanych działalnością spółki.

W przypadku stwierdzenia błędów lub nieścisłości w protokole, każdy ze wspólników ma prawo wnieść sprzeciw wobec jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. Zarząd spółki lub osoby odpowiedzialne za sporządzenie protokołu są wówczas zobowiązani do dokonania niezbędnych poprawek lub uzupełnień.

Protokół zgromadzenia wspólników u notariusza

Przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają, aby protokół zgromadzenia wspólników był sporządzony przez notariusza w przypadkach, gdy zgromadzenie zamierza podjąć uchwały dotyczące:

• zmiany umowy spółki lub o jej rozwiązania,
• zbycia lub obciążenia nieruchomości będącej własnością spółki,
• podwyższenia lub obniżenia kapitału zakładowego spółki,
• umorzenia lub wygaśnięcia udziałów lub akcji spółki,
• przekształcenia spółki, czyli zmianie jej formy prawnej.

Niezależnie od przypadków wskazanych w przepisach, wspólnicy mogą zlecić notariuszowi sporządzenie każdego protokółu zgromadzenia wspólników, szczególnie wtedy, gdy zależy im na zapewnieniu pełnej zgodności z prawem, aby na ile to możliwe uniknąć wynikających z nieścisłości problemów w przyszłości.

Protokół zgromadzenia wspólników u notariusza – cena 2024

Przy sporządzeniu aktu notarialnego protokołu zgromadzenia wspólników notariusz pobiera następujące opłaty i podatki:

• taksę notarialną,
• podatek VAT,
• koszt wypisów w wysokości 6 zł za każdą stronę.

Maksymalna wysokość taksy notarialnej jest ustalona w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Notariusz określi taksę notarialną na podstawie analizy dokumentów konkretnej sprawy, dlatego za każdym razem prosimy o kontakt z kancelarią w celu ustalenia kosztów w Państwa sprawie.

W przypadku protokołu zgromadzenia wspólników obowiązują następujące stawki:

• 750 zł za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawierającego podwyższenie kapitału zakładowego spółki – taksa zależna jest różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego, a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego,
• sporządzenie protokołu zawierającego podwyższenie kapitału zakładowego spółki akcyjnej – taksa zależna jest od różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego a dotychczasowym.

Taksa liczona od zmiany kapitału liczona jest od następujących stawek bazowych:

• 100 zł przy zmianie kapitału do 3000 złotych,
• 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł przy zmianie kapitału powyżej 3000 do 10 000 zł,
• 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł przy zmianie kapitału powyżej 10 000 do 30 000 zł,
• 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł przy zmianie kapitału powyżej 30 000 do 60 000 zł,
• 1010 zł + 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł przy zmianie kapitału powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł,
• 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł przy zmianie kapitału powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł,
• 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, ale nie więcej niż 10 000 zł lub 7500 zł (dla I grupy podatkowej) przy zmianie kapitału powyżej 2 000 000 zł.

Honorarium notariusza (taksa notarialna) obłożona jest 23-procentowym podatkiem VAT.